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ANEXO IV- Orientações para preenchimento do memorando de solicitação de bens

1º Passo - Secretaria

  1. Abertura de novo processo de solicitação de bem permanente:
  • Minhas UFOP
  • Administração
    • SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI
    • Iniciar processo
    • Material: Aquisição por compra de material permanente;
    • Preencher as informações necessárias, selecionar em interessado, selecionar PROPLAD e outros servidores relacionados ao processo (como professores e técnicos);
    • Salvar.
  • Após aberto o novo processo incluir novo documento para iniciar o processo de solicitação;
    • Memorando de solicitação de solicitação de bens permanentes PROPLAD;
    • Abrirá a aba Gerar Documento”
    • Em Texto Inicial – escolher “nenhum”
    • Destinatário  - selecionar o PROPLAD (digitando o nome aparecerá a opção)
    • Após preenchimentos dos dados clique em confirmar dados;
    • O formulário (ANEXO V) abrirá;
    • Clicar em editar conteúdo (ícone na parte superior ao documento) para preencher o formulário;
    • Após preenchimento salvar.

 

  1. Anexar documentos (Laudo do NTI ou responsável técnico, projeto de desenvolvimento, quando necessário) :
  • Após preenchido do formulário, clicar no número do processo, canto esquerdo superior;
    • Incluir novo documento;
    • Escolher Externo;
    • Preencher os dados necessários, escolher a opção “Digitalizado nesta Unidade”  “Cópia Simples”
    • Anexar arquivo, escolher o arquivo a ser enviado;
    • Clicar em confirmar dados

 

Para cada documento repetir o processo.

  1. Assinatura do processo
  • Após o memorando pronto e seus devidos anexos, a chefia imediata deve assinar o memorando e em seguida proceder ao envio.

Caso a Chefia não aprove o memorando, o processo deve ser encerrado pela própria secretaria/setor.

  1. Enviar o processo
  • Após preenchimento do formulário, anexado os documentos necessários e assinatura da chefia imediata, clicar no número do processo, canto esquerdo superior;
  • Clicar em enviar processo;
  • Em “Unidades” Escolher a  Unidade/Pro Reitoria responsável pelo departamento/setor ;
  • Marcar a opção “Manter processo aberto na unidade atual”  para que possa ser feito o acompanhamento do processo  e em “Enviar e-mail de notificação”
  • Clicar em Enviar.

2º Passo – Despacho da Direção/Chefia de Unidade

  1. Análise e formulação do despacho resposta
  • Minhas UFOP
  • Administração
  • SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES – SEI
  • Clicar em “Controle de processos” canto superior lado direito;
  • Escolher o processo, entre os processos recebidos;
  • Avaliar o memorando de solicitação de bens ;
  • Clicar no número do processo, canto superior lado esquerdo;
  • Nas opções, na parte superior, clicar em novo documento;
  • Abrirá uma aba “Gerar Documento”;
  •  Escolha o Tipo do Documento – Despacho
  • Texto inicial – Nenhum
  • Observações desta unidade – acrescentar o que julgar necessário;
  • Abrirá uma aba com um modelo de despacho
  • Na parte superior, escolher a opção “Editar conteúdo”
  • Deliberar sobre a solicitação do departamento;
  • O despacho deve ser assinado pelo Chefe/Diretor da Unidade/Pro Reitoria, ele deve entrar com seu usuário  e senha , no ícone assinar (caneta na parte superior da aba);
  1. Envio do processo pela Direção/Pro Reitoria
  • Após a avaliação, despacho e assinatura;
  • Clicar em enviar processo;
    • Se a resposta do despacho for positiva, em “Unidades” Escolher a PROPLAD;
    • Se a resposta do despacho for negativa, em “Unidades” Escolher a Departamento/setor de origem do processo;
  • Marcar a opção “Manter processo aberto na unidade atual”  para que possa ser feito o acompanhamento do processo  e em “Enviar e-mail de notificação”
  • Clicar em Enviar.

 

3º Passo:  Despacho da PROPLAD

  1. Após o recebimento do processo a PROPLAD, enviará  seu despacho, de acordo com os critérios de avaliação pertinentes a  PORTARIA PROPLAD Nº 009, DE 004 DE ABRIL DE 2018.
  • Em caso de não conformidades o documento será devolvido para adequações ao setor inicial;
  •  Em caso de impossibilidade de atendimento, a PROPLAD enviará seu despacho para o setor inicial encerrar o processo;
  • Em caso de atendimento da solicitação, a PROPLAD despachará o memorando para a unidade responsável dentro da Pro Reitoria;

4º Passo: Atendimento do processo

  1.  O setor responsável dentro da Pro Reitoria avaliará a solicitação e comunicará por despacho o andamento do processo de aquisição.

5º Passo: Encerramento

  1.  O setor responsável por abrir o processo será responsável por encerrá-lo:
    • Quando a Chefia imediata recusar assinar o memorando;
    • Quando receber resposta definitiva de não atendimento, pela Direção/Chefia de Unidade/Pro Reitoria;
    •  Quando receber resposta definitiva de não atendimento, pela PROPLAD;
    • Quando receber resposta definitiva de não atendimento, ou impossibilidade técnica pela unidade responsável dentro da PROPLAD;
    • Quando recebido o bem permanente, enviando assim um despacho, dentro do processo à PROPLAD, informando a conformidade do item recebido;
  • Clicar no número do processo, canto superior lado esquerdo;
  • Nas opções, na parte superior, clicar em novo documento;
  • Abrirá uma aba “Gerar Documento”;
  •  Escolha o Tipo do Documento – Despacho
  • Texto inicial – Nenhum
  • Observações desta unidade – acrescentar o que julgar necessário;
  • Abrirá uma aba com um modelo de despacho
  • Na parte superior, escolher a opção “Editar conteúdo”
  • Informar o recebimento do bem ;
  1. O despacho deve ser assinado pelo Chefe de departamento/ setor ( deve entrar com seu usuário  e senha , no ícone assinar (caneta na parte superior da aba);
  1. Clicar em concluir processo.